Raus aus dem Monolog: Wie der richtige Fragebogen eine Mitarbeiterbefragung voranbringt

16.10.2018 | Ziele , Fragebogen , Folgeprozess

Mitarbeiterbefragungen floppen oft deswegen, weil es im Fragebogen zu sehr darum geht, was für das Management wichtig ist. Lesen Sie hier, wie Sie die richtigen Themen treffen.

Der Name „Mitarbeiterbefragung“ legt ein fundamentales Missverständnis nahe: Es ist dort nur vom Fragen die Rede, nicht jedoch vom Antworten. Als ob es mit Fragen allein getan wäre.

Man kann das für eine sprachliche Überempfindlichkeit halten, aber in der Praxis wird tatsächlich manche Mitarbeiterbefragung zu einer Einbahnstraße. Die einen wollen etwas wissen, die anderen sollen antworten, und das war es dann.

Man kann sich leicht denken, dass das die befragten Mitarbeiter nicht zufriedenstellt. Für sie hat die ganze Aktion nur dann Sinn, wenn nach dem Befragen das Sprechen über mögliche Verbesserungen kommt.

Dass es bei einer „Befragung“ bleibt, ist häufig nicht die Absicht der Unternehmensleitungen, die eine Mitarbeiterbefragung starten. Aber es gerät ihnen doch immer wieder so, und eine zentrale Ursache dafür ist der Fragebogen. Denn er legt fest, worüber gesprochen wird und worüber nicht. Es lohnt sich also ein Blick auf die Praxis, wie die Fragen in den Fragebogen kommen.

 

Wie es zu einem monologischen Fragebogen kommt

Hier sind die drei häufigsten Gründe für einen monologischen Fragebogen:

Fehler 1: Einen fertigen Fragebogen verwenden

Das ist die einfachste Lösung, wenn man nicht so genau weiß, wie man zu einen „guten“ Fragebogen kommt. Viele Befragungsdienstleister haben da auch etwas im Angebot und preisen ihre Fragebögen als „bewährt“ oder „benchmarkfähig“ an.

Sehr verlockend. Aber der Nachteil liegt auf der Hand: Weder die Unternehmensleitung noch sonst jedem denkt darüber nach, ob der Fragebogen tatsächlich die Themen enthält, zu denen man sprechen sollte.

Dabei sagen uns schon die Grundregeln für Gespräch und Meeting, dass man vorab klären sollte, worüber man reden will. Nur bei Mitarbeiterbefragungen scheint das nicht zu gelten.

Zwar enthalten fertige Fragebögen meistens klassischen Themen (Arbeitsumgebung, Führung, Kommunikation, etc.), und sind deswegen nicht wirklich falsch. Die Nachteile zeigen sich jedoch in folgenden zwei Effekten.

 

Fehler 2: Fokus auf Themen, die vor allem für die Unternehmensleitung interessant sind

Fertige Fragebögen kreisen häufig um ein zentrales Thema. Heute ist das oft „Engagement“ oder „Bindung an das Unternehmen“ oder Arbeitgeberattraktivität. Der Fragebogen enthält also Fragen, die Auskunft dazu geben, wie der Status von Engagement etc. ist und an welchen Stellschrauben man drehen muss, damit dieser Status besser wird.

Das sind eindeutig Anliegen, die für jede Unternehmensleitung wichtig sind. Für sich genommen ist das in Ordnung. Aber was wäre denn für die Befragten wichtig? Sind ihre Anliegen ähnlich klar untergebracht? Würden sie nicht eher einen „Glaubwürdigkeits-Index“ oder einen „Arbeitsfreude-Index“ in den Mittelpunkt stellen? Denn das sind definitiv Anliegen, die den Mitarbeitern wichtig sind.

Damit kein Missverständnis entsteht: Engagement und Arbeitgeberattraktivität sind legitime Themen in einer Mitarbeiterbefragung. Nur die Einseitigkeit der Themenauswahl ist das Problem für eine Mitarbeiterbefragung, die ihrem Wesen nach eine Zwei-Wege-Kommunikation ist.

 

Fehler 3: Themen, die ausgelassen werden

Diese Einseitigkeit merkt man häufig nicht, weil die Suche nach anderen Themen bei einem fertigen Fragebogen gar nicht erst gestartet wird. Aber es ist unwahrscheinlich, dass ein fertiger Fragebogen zu 100% die Anliegen repräsentiert, die die Menschen im Unternehmen aktuell bewegen. Ihre Themen fallen daher unter den Tisch. Mit unter den Tisch fällt dann auch die Chance, dass die Mitarbeiter beim Ausfüllen des Fragebogens erleben: „Das betrifft mich. Das ist wichtig für mich.“

 

So entsteht ein Fragebogen, der motiviert und Beteiligung fördert

Mit diesen drei Maßnahmen umgehen Sie die Nachteile eines monologischen Fragebogens:

Maßnahme 1: Verwenden Sie einen eigenen Fragebogen

Stellen Sie einen eigenen Fragenbogen mit unternehmens-individuellen Inhalten an den Beginn des Vorhabens „Mitarbeiterbefragung“. Das umfasst:

  •    Ziele: Was wollen wir mit der Mitarbeiterbefragung für uns erreichen? Worin liegt jetzt der Nutzen für uns?
  •    Themen: Über welche Themen müssen wir jetzt im Unternehmen reden? Was ist jetzt „dran“?

Lassen Sie sich von einem vermeintlich hohen Aufwand für einen individuellen Fragebogen nicht ins Bockshorn jagen. Denn das ist nicht gerechtfertigt. Wenn man die Ziele und Themen klar hat, dann muss es für jeden halbwegs kompetenten Befragungsdienstleister in kurzer Zeit möglich sein, einen funktionierenden Fragebogen zusammenzubauen.

 

Maßnahme 2: Die Stakeholder nach „bewegenden Themen“ fragen

Lassen Sie die Unternehmensleitung oder die HR-Experten bei der Auswahl der Themen für den Fragebogen nicht allein. Beziehen Sie weitere „Stakeholder“ (Belegschaft, Leitende, Personalvertretung, Tochtergesellschaften in Unternehmensgruppen, etc.) mit ein und fragen sie nach Themen, die die Mitarbeiter derzeit bewegen oder die für sie noch interessant wären.

Das wird den Fragebogen nicht aufblähen. Es wird viele Überschneidungen geben mit den Themen, die die Unternehmensleitung wichtig findet. Aber die Mitarbeiterbefragung startet dann von Anfang an als Dialog. Und das macht wirklich einen Unterschied.

 

Maßnahme 3: Sich zum Folgeprozess bekennen

Sagen Sie klar, dass es nicht beim Fragen bleibt. Sprechen Sie von Anfang an von den zwei Schritten „Mitarbeiterbefragung + Folgeprozess“. Planen Sie die Aktivitäten, die stattfinden sollen, sobald die Ergebnisse da sind. Das wird Ihre „Story“ für Ihre Mitarbeiterbefragung von Anfang an glaubwürdiger machen.