Motivation und Überzeugungskraft schaffen hohe Beteiligung
Menschen engagieren sich bereitwillig für eine Sache, wenn sie gute Gründe dafür sehen. Das gilt gerade auch für eine Mitarbeiterbefragung. Mitarbeiter beteiligen sich gerne, steuern nicht nur Antworten, sondern auch viele eigene Ideen bei, wenn sie erfahren, wozu das nutze ist. Und wenn sie sehen, dass alle etwas davon haben – das Unternehmen und sie selber.
Eine Befragung lädt Mitarbeitende somit ein, sich an der Gestaltung von Verhältnissen im Unternehmen aktiv zu beteiligen – und möglicherweise sogar selbst Verantwortung zu übernehmen. Die zentrale Botschaft, die immer mittransportiert wird, ist: "Wir alle zusammen sind das Unternehmen. Es ist unsere gemeinsame Sache, wenn wir Themen diskutieren und anpacken."
Die Mitarbeiterbefragung als Start eines Dialogs
Das ist dann besonders nützlich, wenn der Dialog mit den Mitarbeitern wesentlich für den Erfolg eines Vorhabens ist. In Bezug auf die Unternehmenskultur, aber auch bei der Einführung neuer Methoden und Prozesse ist die Einbeziehung der Mitarbeiter ein entscheidender Erfolgsfaktor. Solche Vorhaben können z. B. sein:
- Wir wollen eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe fördern oder erreichen.
- Wir wollen neue (agile) Arbeitsmethoden einführen oder festigen.
- Wir wollen das Wir-Gefühl stärken.
- Wir wollen unsere Unternehmenswerte leben.
- Wir wollen unsere Qualitäten als Arbeitgeber stärken oder weiterentwickeln.
Wichtig ist, dass eine Mitarbeiterbefragung nicht nur „pro forma“ gemacht wird, sondern Ausdruck eines authentischen Handlungswillens ist, dem später Taten folgen. Die Ziele für eine Mitarbeiterbefragung sollten daher klar von der Unternehmensleitung ausgehen und außerdem von allen wichtigen „Stakeholdern“ (v.a. Personalvertretung/Betriebsrat, Führungskräfte) geteilt werden. Denn wenn alle Stakeholder einen Sinn in der Mitarbeiterbefragung sehen, unterstützen sie auch alle.
Ausdrücken kann man das in einem Namen für die Mitarbeiterbefragung (z. B. „Klartext“) oder einem Motto („Bewegen, was wichtig ist“). Das fördert die Motivation zum Mitmachen.
Je mehr Teilnehmer, desto valider die Ergebnisse
Die Kommunikation vor einer Mitarbeiterbefragung dient vor allem dem Zweck, eine hohe Beteiligung zu erreichen – denn die Ergebnisse werden umso aussagekräftiger, je mehr Teilnehmer die Befragung hat.
Damit diese hohe Beteiligung tatsächlich ausgelöst wird, muss die Befragung qualifizierte Antworten auf drei zentrale Fragen bieten:
- Nutzen: Was bringt das? Eine Mitarbeiterbefragung scheint einen Nutzen in sich selber zu haben: Man kann Feedback geben bzw. erhalten. Aber das reicht in der Praxis häufig nicht. Daher muss man ausdrücklich begründen, weswegen man die Mitarbeiterbefragung durchführt. Wichtig: Der Nutzen muss aus Sicht aller Stakeholder überzeugend sein.
- Datenschutz: Bin ich erkennbar? Vor allem bei einer erstmaligen Mitarbeiterbefragung sind die Sorgen der Mitarbeiter groß, dass ihre Antworten individuell erkennbar sind. Darum muss das Thema „Datenschutz“ in der Kommunikation eine große Rolle spielen.
- Mitmachen: Wie geht das? Wer während des Ausfüllens des Fragebogens Zweifel bekommt, wie das Verfahren genau abläuft, bricht die Teilnahme häufig ab. Daher muss man im Vorfeld das Verfahren so einfach wie möglich machen und dazu solide informieren.
In der vorbereitenden Kommunikation liegt der Erfolg der Mitarbeiterbefragung
Ziel der Vorab-Kommunikation ist es also, eine positive Grundhaltung zu schaffen, sodass die Mitarbeiter
- die Ziele der Mitarbeiterbefragung kennenlernen und für gut halten
- auf die garantierte Anonymität und Datensicherheit bei der Erfassung vertrauen
- solide Informationen über Inhalt und Ablauf der Mitarbeiterbefragung erhalten
Um dies vorab reibungslos zu gewährleisten, bieten sich viele Möglichkeiten der Mitarbeiterkommunikation an – vom Intranet über Mailversand bis hin zu persönlicher Information in den einzelnen Teams. Meist ist ein unternehmens-individueller Mix von Maßnahmen und Medien nützlich. Wir beraten Sie dabei, wie dieser Mix in Ihrem individuellen Falle idealerweise aussehen kann.