Wie man als Projektleiter eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich managt

05.06.2018 | Projektmanagement

Lernen Sie die vier Phasen eines Mitarbeiterbefragung-Projektes kennen und worauf es für Sie als Projektleiter dabei ankommt.

Ein Mitarbeiterbefragungs-Projekt verläuft in vier Phasen über ca. 12 Monate, in denen der Projektleiter sowohl als Prozess-Organisator als auch als Prozess-Treiber handelt.  

Projekt-Phase 1: Auftragsklärung und interne Stakeholder abholen

• Dauer: 2 – 3 Monate
• Voraussichtlicher Zeiteinsatz des Projektleiters: 10% der eigenen Arbeitszeit

Am Projektanfang steht die Auftragsklärung, d.h. der Projektleiter sorgt dafür, dass das Projekt „Mitarbeiterbefragung“ eine substanzielle Projektbeschreibung erhält.

Die Projektbeschreibung gibt Antworten auf diese Fragen:

• Welche Ziele und Nutzen wollen wir mit der Mitarbeiterbefragung erreichen?
• Wie stellen wir uns den Folgeprozess vor? Was soll mit den Ergebnissen passieren?
• Wann soll das Projekt starten? Was sind wesentliche Meilensteine?
• Wer in der Unternehmensleitung ist der Projekt-Owner?
• Welches Budget und andere Ressourcen planen wir ein?

Der Projektleiter kann durch Vorschläge und Ideen die Unternehmensleitung unterstützen. Aber letztlich muss es die Unternehmensleitung sein, die klare Aussagen zu Zielen, Nutzen und Rahmenbedingungen der Mitarbeiterbefragung macht. Das fördert der Projektleiter am besten, indem er am Ende ein Dokument „Projektauftrag“ erstellt, in dem alles Wesentliche aufgeschrieben ist.

Mit diesem Projektauftrag geht der Projektleiter ins Gespräch mit den internen „Stakeholdern“, die für die Durchführung der Mitarbeiterbefragung wichtig sind. Das sind:

• der Betriebsrat
• die Führungskräfte
• der Datenschutz-Beauftragte
• die Unternehmenskommunikation
• Bei einer Online-Durchführung: IT-Abteilung

Die Unterstützung eines jeden Stakeholders ist in entsprechend der jeweiligen Funktion wichtig, vor allem aber die des Betriebsrates und der Führungskräfte, weil im Projektverlauf immer wieder ihre Mitwirkung nötig ist.

Zum Teil geht die Abstimmung mit den Stakeholdern in der 2. Projekt-Phase weiter, wenn z. B. die Datenschutzvereinbarung erst geschlossen werden kann, wenn Details der Durchführung geklärt sind. Es ist jedoch wichtig, bereits in der 1. Projekt-Phase mit den Stakeholdern zu sprechen, damit evtl. prinzipiellen Einwände erkennbar werden, die das gesamt Projekt in Frage stellen können.

Projekt-Phase 2: Die Mitarbeiterbefragung organisatorisch vorbereiten

• Dauer: 3 Monate
• Voraussichtlicher Zeiteinsatz des Projektleiters: 20% der eigenen Arbeitszeit

Die Projekt-Phase1 schafft so viel grundsätzliche Klarheit, dass der Projektleiter nun das konkrete Vorgehen dafür ableiten kann. Das ist im Einzelnen:

• Einen Projekt- und Zeitplan aufstellen: Man legt eine günstige Zeit für die Befragungszeit fest und rechnet dann für die Vorbereitung zurück (Was muss wann passieren, damit die Befragungszeit im definierten Zeitraum stattfinden kann?). Für den Folgeprozess rechnet man vorwärts.  
• Den externen Dienstleister auswählen und die Projektplanung abstimmen: Für die Datenerhebung sollte ein externer Dienstleister beauftragt werden, vor allem um sich oder das Unternehmen beim Thema „Vertraulichkeit der Daten“ nicht angreifbar zu machen. Diesen Dienstleister wählt der Projektleiter spätestens in der Projekt-Phase 2 aus und stimmt mit ihm die Aufgaben- und Zeitplanung ab.  
• Die Ergebnisberichte vorbereiten: Die Ergebnisberichte sind später ein wesentliches Instrument im Folgeprozess. Daher wird der Dienstleister um einen Musterbericht gebeten. Der Projektleiter holt sich ein Feedback von den internen Stakeholdern ein, ob man mit diesem Ergebnisbericht gut arbeiten kann und veranlasst ggfs. Veränderungen am Bericht.  
• Die Mitarbeiterdaten zusammenstellen: Der Befragungs-Dienstleister braucht eine Liste aller Mitarbeiter, die zur Befragung eingeladen werden sollen. Der Projektleiter stellt diese Liste zusammen. In dieser Aufgabe steckt manchmal ein Zeitfresser, je nachdem, wie komplex eine Unternehmensstruktur ist oder wie einfach und fehlerfrei die Daten verfügbar sind.  
• Die interne Kommunikation: Der Projektleiter entwirft einen Kommunikationsplan, ggfs. zusammen mit der Unternehmenskommunikation, wenn es eine solche Funktion im Unternehmen gibt. Der Kommunikationsplan beschreibt: Welche Medien verwenden wir (Intranet / Aushänge / Info-Veranstaltungen / Info-Mail) mit welchen Botschaften in welchem Zeitplan der Veröffentlichung?

Projekt-Phase 3: Die Datenerhebung

• Dauer: 1 – 2 Monate / endet mit dem Erhalt der Ergebnisberichte
• Voraussichtlicher Zeiteinsatz des Projektleiters: 5% der eigenen Arbeitszeit

Die Projekt-Phase 3 ist bei solider Vorbereitung die einfachste. Die Versendung der Fragebogen online oder in Papierform ist Sache des Dienstleisters. Der Projektleiter bleibt aber aufmerksam, ob alles rund läuft. Er beobachtet den Rücklauf und veröffentlicht mehrfach die aktuellen Daten. Wenn die Befragungszeit zu Ende ist, sorgt der Projektleiter für ein „Danke“ an die Mitarbeiter.  

Projekt-Phase 4: Der Folgeprozess

• Dauer: 5 – 6 Monate
• Voraussichtlicher Zeiteinsatz: in den ersten 8 Wochen 30 - 50% der eigenen Arbeitszeit, danach 10%

Die Aufgaben des Projektleiters im Folgeprozess sind nicht ganz so klar zu beschreiben, wie in den ersten drei Projekt-Phasen. Denn sie hängen davon ab, wie der Folgeprozess geplant worden ist. Auf jeden Fall ist folgendes zu tun:

• Auswertung der Ergebnisse für das Top-Management, Ergebnispräsentation und -bewertung dort
• Ergebniskommunikation für das Unternehmen. Mögliche Kanäle dafür sind: Betriebsversammlung, Ergebnispräsentationen an Unternehmensstandorten, gedruckte Ergebnisbroschüre, Intranet
• Ergebnisberichte für Organisationseinheiten ausgeben

Der Projektleiter leitet danach den Folgeprozess ein, z.B. mit Info-Veranstaltungen für Führungskräfte zum Folgeprozess. Als Ansprechpartner für Führungskräfte, Betriebsrat und Mitarbeiter begleitet der Projektleiter den Folgeprozess. Da die Verbesserungsprozesse, die in einem Folgeprozess verabredet werden, ggfs. noch länger laufen, sollte der Folgeprozess formal nach 6 oder spätestens 9 Monaten beendet werden.

Am Projektende reflektiert der Projektleiter mit Projektbeteiligten und internen Stakeholdern den Projektverlauf: Haben wir erreicht, was wir uns vorgenommen haben? Was ist gut gelaufen, was nicht?