Sicher an der Mitarbeiterbefragung teilnehmen können: Datenschutz und Anonymität


Menschen laufen umher Business

In Zeiten, in denen Datenmissbrauch viele Schlagzeilen macht, sind Vorkehrungen für den Datenschutz selbstredend. Das geht am besten, wenn die Mitarbeiterbefragung nicht auf einem unternehmenseigenen Server gehostet wird, sondern Datenerhebung und -speicherung an einen externen Dienstleister delegiert wird.

Für diese Dienstleister und für die Fachleute im Unternehmen sind dann alle weiteren Maßnahmen zum Datenschutz eine leichte Übung.

Eben weil der Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen faktisch eine gut beherrschte Disziplin ist, kann man sich manchmal wundern über das immer noch verbleibende Misstrauen in der Belegschaft. Das zeigt sich vor allem bei Unternehmen, die erstmalig eine Mitarbeiterbefragung durchführen.

Der Grund: Die Mitarbeiter haben noch keine Erfahrung damit, ob das Unternehmen oder die Führungskräfte tatsächlich fair mit dem Feedback umgehen. Diese Ungewissheit drückt sich in der Sorge um die Anonymität aus.

Darauf kann man am besten reagieren, indem man den „Datenhunger“ in der Mitarbeiterbefragung geringhält, z. B.

  • Man verzichtet auf das Abfragen von soziodemografischen Daten (Lebensalter, Geschlecht, Dauer der Betriebszugehörigkeit o.ä.)
     
  • Man wertet nicht bis auf die operative Ebene aus, d.h. es gibt nur für große Organisationseinheiten einen Ergebnisbericht. Das hat zwar auch Nachteile, aber im Zweifel sollte man dem Vertrauen in das Verfahren den Vorzug geben.
     
  • Man hält den Fragebogen kurz.

Zweifel am Datenschutz machen sich manchmal auch an diesen Dingen fest:

  • Codes auf dem Fragebogen: Besser verwendet man keine Codes auf dem Fragebogen, ganz gleich für welchen Zweck. Sie wecken nur Misstrauen.
     
  • Online-Befragung: Auch wenn die Online-Durchführung einfacher und preiswerter ist, kann eine Mitarbeiterbefragung als Papier-und-Bleistift-Variante besser, weil vertrauensbildend sein.

Mit zunehmender Erfahrung mit Mitarbeiterbefragungen verschwinden die Sorgen um die Anonymität. Daher lohnt sich am Anfang das Investment in das Kapital „Vertrauen“.